本系統所規劃的架構乃將所有人員的傳真需求透過網路集中於傳真服務主機(FAX Server)上，因此可以統一管理傳真的收送。
對外的傳真號碼統一， 因此所有的傳入的文件都會經由Fax Server接收，並透過E-Mail方式發送至管理者信箱(統一的收件信箱)； 系統使用介面為Web，因此，不論使用者位於內網或外網，皆可以瀏覽並透過ID/PWD權限控管登入系統使用。 所有FAX out的文件，都會統一送入FAX Server進入工作排程後發送。
